Advokaat selgitab: sisejuurdlus ettevõttes

Mis on sisejuurdlus?

Ettevõtte sisejuurdlus (inglise keeles internal investigation või internal audit) on ettevõtte ajaloo ja status quo analüüs. Eesti õigus sisejuurdlust ei defineeri. Šveitsi õiguseksperdid on sisejuurdlust defineerinud kui sügavat ja süstemaatilist analüüsi faktidest, mille läbiviimise otsustajaks on eraettevõte ja läbiviijaks enamasti sõltumatu advokaat või nõustaja. Sisejuurdlus lõppeb enamasti raporti koostamisega, milles sisaldub kokkuvõte sisejuurdluse põhilistest leidudest ja järeldustest, vahel ka soovitused sisejuurdluse tellijale.

Kuivõrd Eesti õigus sisejuurdlust ei defineeri, siis ei ole ettevõtetel ka kohustust teatud olukordades või perioodi tagant sisejuurdlust läbi viia. Siiski on see aina levinum trend, et nt suurendada ettevõtte usaldusväärsust avalikkuse silmis või selgitada välja ettevõtte siseseid rikkumisi. Seega võib sisejuurdlus olla vajalik olukorras, kus avalikkus kaotab ettevõtte vastu usalduse, osanikud kahtlustavad kedagi nö ettevõtte tagant varastamises või teadmata põhjustel ei vasta ettevõtte tegevus seadustele.

Millal peaks advokaat läbi viima sisejuurdluse?

Sisejuurdluse läbiviijaks võib olla kas ettevõtte sisene järelevalve üksus või kolmas erapooletu isik, nt advokaadibüroo. Olulistes asjades on ettevõtted eelistanud advokaadibüroolt sisejuurdluse tellimist, nt Swedbanki ja Danske rahapesu skandaalid. Advokaadi poolt läbiviidav sisejuurdlus tagab analüüsi kõrge kvaliteedi, õigusruumiga arvestamise ning erapooletuse.

Advokaadibüroolt tuleks tellida sisejuurdlus olukorras, kus see on vajalik menetlusstrateegia ettevalmistamiseks. Eriti kriminaalasjades menetlusstaadiumis, kus kahtlustust ei ole veel esitatud, kuid tõenäoliselt see esitatakse. Suurte kriminaalasjade puhul on alusmaterjali hulk väga suur ning menetlustähtajad lühikesed. Selle tõttu on kasulik teostada infotöötlus ja ettevalmistused menetluseks ära olukorras, kus selle jaoks on piisavalt aega. Sisejuurdluse alusel saab teha ka menetluslikke otsuseid ehk advokaat peaks menetluse arenedes suures osas sama töö paratamatult teostama. Sisejuurdluse tulemusel võib olla võimalik ära hoida menetluse arenemist, sh kahtlustuse esitamist kui ka kriminaalvastutust.

Advokaadilt sisejuurdluse tellimine on mõistlik ka olukorras, kui ettevõte kahtlustab mõnda juhatuse liiget või töötajat ettevõtte vastu toime pandud kuriteos. Näiteks kui osanikel tekib kahtlus, et ettevõtte juhatuse liige omastab ettevõtte vara. Sellisel juhul saab koguda vajalikke tõendeid enne kui juhatuse liige need hävitab; saab veenduda kahtluse põhjendatuses ning võtta ajakriitilisi meetmeid enne koostöösuhte lõpetamist. Näiteks võib olla vajalik ettevõtte nõude tagamine, et juhatuse liige ei saaks asuda oma isiklikku vara peitma.

Suured eelised

Advokaadi kutsetagatised laienevad ka advokaadibüroo poolt läbiviidavale sisejuurdlusele. Olulisimad neist kvaliteedikontroll ja teabe konfidentsiaalsus. Advokaadi poolt koostatud sisejuurdluse raport on kaitstud seadusega ning uurimisorganid ei või seda välja küsida (juhul kui see on ettevõtet süüstav) või läbiotsimisel ära võtta. Kui sisejuurdlust viib läbi siseauditi osakond, siis on uurimisasutusel õigus kõiki vastavaid dokumente välja küsida või läbiotsimisel ära võtta. Advokaadi kutsetagatistel on kõige olulisem tähendus just kriminaalmenetluses, kuivõrd tagatud on riigiorganite poolt sekkumatus kutsetegevusse – advokaadi vaikimisõigus, rangemad reeglid advokaadi kinni pidamise, vahistamise või advokaadibüroo läbiotsimise suhtes. Ettevõtte oma töötajatele need õigused ei laiene.

Sisejuurdluse tellimisel advokaadibüroolt võibki kõige olulisemaks osutuda aspekt, et advokaadi sisejuurdluse tulemusi ei saa ettevõtte vastu kasutada. See on oluline olukorras, kus ettevõte võib vastutada kriminaalkorras. Kui ettevõte soovib tellida oma töötajatelt sisejuurdlust, siis peab juhatus kaaluma ka sellise tegevuse riske. Näiteks kui tuvastatakse rikkumine, millest ettevõte ei soovi ise uurimisorganeid teavitada, siis võib mõni töötaja seda omaalgatuslikult teha. Euroopa Liit on loonud ka erinevad kaitsemeetmed töötajale, et tal oleks võimalus uurimisasutusi teavitada ilma tööandja poolt sanktsioone kartmata. Samuti peab ettevõtja arvestama võimalusega, et töötajate poolt koostatud sisejuurdluse raport võib olla ettevõtte hilisemat süüd tõendav tõend, mida saab uurimisasutus kohtumenetluses nende vastu kasutada. Advokaadi poolt koostatud sisejuurdluse raportiga on vastavad riskid maandatud.

Sisejuurdluse käik

Üks peamisi eeldusi asjakohase ning riske reaalselt kajastava sisejuurdluse läbiviimiseks on alusinformatsiooni kogumine. Sisejuurdluse läbiviijal peab olema asjakohane ülevaade uuritavatest sisesüsteemidest, et analüüsida nende vastavust nõuetele, seega peab ta välja küsima sisekorrad, ‑eeskirjad, -juhendid, muud -dokumendid, otsused ning ka asjakohaste andmebaaside väljavõtted. Lisaks on sisejuurdluse läbiviijal vaja seotud isikute (töötajad, juhatuse liikmed) e-postkastide arhiive, vajadusel muude sisesuhtluskanalite arhiive (nt Slack) ja isikute profiilifaile. Sisejuurdluse läbiviija peab eelduslikult osade või kõigi seotud isikutega läbi viima vestluse, et kuulata nendepoolseid selgitusi ning ütlusi tähtsust omavate asjaolude kohta.

Advokaadil on õigus koguda tõendeid. Klient on eelduslikult valmis välja andma kogu asjakohase alusinformatsiooni, mis tal olemas on. Siiski võib olla vajalik koguda andmeid ka ettevõtte väliselt. AdvS § 41 lg 1 p 2 annab advokaadile õiguse koguda tõendeid. Ettevõtte töötajatel seadusega sellist õigust ei ole. Seega võib teatud olukordades ettevõtte siseauditi osakonna poolt koostatav juurdlus tugineda puudulikule informatsioonile, mille tõttu ei ole võimalik teha siduvaid järeldusi.

Peale alusinformatsiooni, sh töötajate selgitused ja intervjuud, kogumist tuleb asuda andmeid analüüsima. Analüüsi tulemusel selguvat olukorda tuleb kõrvutada seaduses ette nähtud olukorraga. Analüüsi tulemusel koostatakse sisejuurdluse raport.

Sisejuurdluse tulemus

Sisejuurdluse peamine eesmärk on ettevõttel mõista faktilist ja juriidilist olukorda ja nende vahel esinevaid erinevusi, et oleks võimalik teha teadlike otsuseid – kaitsestrateegia koostamine, sise-eeskirjade ja töökorralduse muutmine, kuriteokaebuse esitamine jms. Kuigi sisejuurdluse läbiviimine ise on teatud väärtus, kuivõrd ettevõte omandab ülevaate olukorrast, ei pruugi ainult sisejuurdluse läbi viimine olla pikaajaline lahendus, kui järelduste põhjal edasisi toiminguid ei tehta. Hea sisejuurdluse raport teeb ka ettepanekud järeltegevusteks.

Põhjaliku sisejuurdluse tulemusel on ettevõttel suurem võimalus survestada järelevalve- või uurimisasutust otsustama menetlust lõpetama, algatamata jätmata või viia läbi menetlust väiksemas ulatuses (nt kriminaalmenetluse asemel väärteomenetlus). Prokuratuuril on kohustus kahtluse korral läbi viia menetlus (KrMS § 6). Ilma sisejuurdluse raportiga tutvumata ning põhjendatud kahtlust kõrvaldamata ei pruugi prokuratuuril olla võimalik otsustada menetluse algatamata jätmist.

Kui sisejuurdluse raporti järeldustes leitakse, et mõni juhatuse liige või töötaja on toime pannud rikkumise või kuriteo, siis saab ettevõtte kasutusele võtta asjakohased meetmed. Näiteks esitada isiku vastu hagi tagamise taotluse enne tema vallandamist, et tagada oma nõude maksmapanek peale kohtumenetlust. Või võtta oma valdusesse vajalikud dokumendid enne, kui rikkuja need hävitada jõuab.

Sisejuurdluse tulemusel võib olla võimalik ennetada ka hilisemat kriminaalvastutust. Näiteks kui mõni keskastme töötaja käitub seadusevastaselt põhjusel, et suurendada ettevõtte kasumit, kuid ettevõtte juhtkond sellest teadlik ei ole, siis tuleb tegevuse ilmsiks tulekul selline tegevus lõpetada. KarS § 14 lg 1 kohaselt vastutab juriidiline isik seaduses sätestatud juhtudel teo eest, mille on tema huvides või tema õiguslikke kohustusi rikkudes toime pannud: tema organ, selle liige, juhtivtöötaja või pädev esindaja; või mistahes isik loetletud organi või isiku korraldusel või juriidilise isiku puuduliku töökorralduse või järelevalve tõttu. Seega kui juhtkond saab rikkumisest teada ja käseb selle lõpetada, siis ei ole tegu toime pandud juhtkonna korraldusel. Samuti saab sellisel juhul eitada ettevõtte sisese järelevalve puudulikkust, kuivõrd ettevõte sai tegevusele jälile enne õiguskaitseorganeid. Seega võib sisejuurdlus ära hoida pikkasi ja keerulisi kohtumenetlusi, millest isegi võitjana välja tulles on aja ja muu ressurssi kulu korvamatu.

Kokkuvõttes on sisejuurdlus oluline vahend, millega saab ära hoida ja ennetada äärmuslikumaid tagajärgesid. Advokaadibüroolt tasub sisejuurdlus tellida keerulistes või võimaliku kriminaalvastutusega olukordades.

Loe pikemalt sisejuurdluste kohta meie advokaadi Charlotta Rebecca Zobeli magistritööst.